IJsExpress stroomlijnt haar facturatie via AFAS al sinds 2018 met PayByLink. Administratie- en inkoopmanager Huib Groeneveld licht de reden voor de lange samenwerking toe: “Met PayByLink betalen onze klanten makkelijk met een klik en is ons debiteurenbeheer veel meer gestructureerd en geautomatiseerd.”
De grootste zakelijke ijsleverancier van Nederland
Met 25 jaar ervaring en meer dan 2.000 klanten is IJsExpress de grootste zakelijke ijsleverancier van Nederland. Vanuit Dordrecht bezorgen 8 routeverkopers ijsjes door heel het land, aan onder meer de bekende ketens. IJsExpress zocht in 2018 een oplossing om het betalen van facturen voor klanten makkelijker te maken.
Minder werk, meer geslaagde betalingen
De keuze viel op PayByLink, waarmee IJsExpress volgens Huib onder meer de drempel om te betalen wilde verlagen: “In onze branche komt het helaas meer dan gemiddeld voor dat klanten laat of niet betalen. We zochten naar meer betaalgemak, zodat klanten niet meer hoefden in te loggen bij hun bank om de factuur over te maken. Met PayByLink kunnen onze klanten betalen via een linkje en alles in één klik regelen.” Van alle door IJsExpress uitgestuurde betaallinks via PayByLink wordt maar liefst 87% betaald.
Vloeiende koppeling met AFAS
Met PayByLink heeft IJsExpress ook meteen het debiteurenbeheer op orde, vertelt Huib: “Daarvoor deden we dat in AFAS, maar daar hadden we nog veel handwerk aan. Met PayByLink is alles nu geautomatiseerd, van het mailen van de factuur tot en met de herinneringen en de registratie van betalingen in AFAS. Beide platforms communiceren vloeiend met elkaar, zodat we altijd over de juiste informatie beschikken. Daar hoeven we niet meer naar om te kijken en dat scheelt een hoop.”
Flexibel factureren
IJsExpress factureert en incasseert via AFAS, maar stuurt de facturen door via PayByLink. Dat biedt meer flexibiliteit – onder meer in de opmaak van de e-mailtemplates: “We vinden het belangrijk om ook de facturatie in onze eigen stijl te houden, zodat we een vertrouwde uitstraling geven.”, legt Huib uit.
Die flexibiliteit zit ook in de inrichting, gaat Huib verder: “We hebben onze flows helemaal zelf in kunnen richten, van de inhoud tot en met de timings. We hebben twee verschillende flows: een flow met facturen op rekening en een flow voor automatische incasso’s, indien dat nog niet via AFAS is gelukt bij de klant. Dan sturen we de factuur met andere tekst en timing alsnog via PayByLink. Beide flows vragen om andere mogelijkheden en termijnen, het is fijn dat we dat op maat konden inrichten. Ook handig vind ik het dat we altijd zelf kunnen kiezen welke klant we via PayByLink laten lopen en dat we bijvoorbeeld een e-mailadres altijd nog kunnen wijzigen in de link.”
IJsExpress biedt naast betalen via een link ook nog steeds de optie om een bankoverschrijving te doen: “Dat houd je altijd. Het is mooi dat ook die overschrijvingen toch via PayByLink en AFAS worden geregistreerd, zodat we nooit onterechte herinneringen uitsturen en de boekhouding klopt.” Tot slot helpt het dat PayByLink een integratie heeft met 27 internetkassa’s: “Toen IJsExpress in 2023 overging van Mollie op MultiSafePay, was dat snel geregeld.”, sluit Huib af.
Het gemak van automatische facturatie
Wat levert het werken met PayByLink op voor IJsExpress, naast snellere betalingen en flexibiliteit? Huib: “We werken nu met volledig geautomatiseerde flows voor het versturen, bijhouden en herinneren. Allemaal goed geregeld, met minimaal handwerk voor ons en voor onze klanten. Dat scheelt veel tijd, moeite en energie om betalingen te checken, we hebben daar nu weinig omkijken naar. Ik zou PayByLink zeker aanraden!”
