De International Association of Refugee and Migration Judges (IARMJ) ondersteunt wereldwijd circa 600 leden (rechters en academici) die gespecialiseerd zijn in vluchtelingen-, asiel- en migratierecht. Sinds 2016 zet de vereniging PayByLink in voor het innen van lidmaatschapsgelden en conferentiekosten. Office Manager Liesbeth van de Meeberg: “Een verademing. Betalingen verlopen nu sneller, eenvoudiger en veel klantvriendelijker.”
Liesbeth is al sinds 2002 betrokken bij de vereniging en heeft de transitie naar digitale betalingen van dichtbij meegemaakt. “Vroeger moesten we gegevens noteren met de hand, een ingewikkeld formulier invullen en dat per fax naar de instantie sturen die de betalingen verwerkte. Dat was ontzettend tijdrovend en foutgevoelig.” Met leden verspreid over alle werelddelen, van Europa en Amerika tot Afrika en Azië, was er behoefte aan een professionele, wereldwijde oplossing die verschillende betaalmethoden ondersteunt.
IARMJ: wereldwijde impact en educatie
IARMJ faciliteert kennisuitwisseling tussen vluchtelingen- en migratierechters over de hele wereld. Naast een tweejaarlijkse wereldconferentie organiseren de regionale ‘chapters’ ook hun eigen conferenties en workshops. “PayByLink helpt ons om de bijdragen voor lidmaatschappen, congressen en bijbehorende kosten zoals diners of hotelovernachtingen efficiënt te innen.”, vertelt Liesbeth. “Dat gaat nu sneller, eenvoudiger, gebruiksvriendelijker en overzichtelijker. Bovendien kunnen we verschillende valuta aanbieden en hebben we inzicht in de details van elke betaling.”
Persoonlijke service van PayByLink
Wat de samenwerking voor IARMJ bijzonder maakt is niet alleen de techniek, ook de service. Liesbeth: “De klantgerichtheid van PayByLink is fantastisch. Als ik ergens niet uitkom, reageren ze snel en zijn ontzettend behulpzaam. Dan zetten ze bijvoorbeeld een videovergadering op om live mee te kijken en het probleem op te lossen. Ze leggen alles met veel geduld en plezier uit.”
Het betaalproces van IARMJ
- Aanmelding of registratie Een rechter meldt zich aan als lid via de website of registreert zich voor een conferentie.
- Betaalverzoek IARMJ genereert via PayByLink een betaallink, handmatig voor individuele workshops en via een batchimport voor de jaarlijkse lidmaatschappen.
- E-mail in huisstijl De rechter ontvangt een e-mail met het logo en de afzendergegevens van IARMJ, met een persoonlijke toelichting.
- Online betaling (Worldline) De ontvanger betaalt wereldwijd via creditcard (90% van de gevallen) of in Europa via iDEAL (Wero) of bankoverschrijving.
- Opvolging Indien nodig verstuurt het systeem automatisch herinneringen.
- Verwerking De betaling is direct traceerbaar in de administratie, inclusief details over wie betaald heeft en wat wanneer betaald is.
Gemak over de grenzen
De overstap naar PayByLink heeft geleid tot een verzilveringsgraad van boven de 60% en een flinke lastenverlichting. Rechters ervaren veel gemak in het voldoen van betalingen, betalingen komen sneller binnen en dankzij de uitgebreide inzichten kan Liesbeth gedetailleerd terugzoeken waar een specifieke betaling bij hoort. Een advies aan andere organisaties die met dergelijke wereldwijde betalingen te maken hebben? Daar kan Liesbeth kort in zijn: “Neem contact op met PayByLink en ga het gebruiken. Het gemak van betalingen binnenkrijgen en de uitstekende samenwerking maken PayByLink een absolute aanrader. Kortom: doen!”
