TroBit B.V. is gespecialiseerd in administratiesystemen binnen de uitvaartsector en heeft specifiek voor deze branche het programma Uitvaartsuite ontwikkeld. De verschillende modules in dit programma werken naadloos met elkaar samen en zorgen voor een grote mate van efficiency en controle. En laat dit nu net hetgeen zijn waar de Begraafplaats St. Barbara in 2019 naar op zoek was.
Verouderd administratiesysteem
Begraafplaats St. Barbara is in 1875 opgericht als onderdeel van de katholieke kerk en opereert sinds de jaren 70 als zelfstandige particuliere organisatie. Aangezien er sprake was van een verouderd administratiesysteem, gingen Karen Kolkhuis Tanke en Colinda Wisman, respectievelijk directeur en financieel medewerker, gezamenlijk op zoek naar een oplossing. Met deze oplossing moest niet alleen efficiënt gewerkt kunnen worden, maar moest ook de administratie gemakkelijk gecontroleerd kunnen worden. Hun zoektocht leidde hen naar TroBit en sinds 2019 gebruikt St. Barbara de Uitvaartsuite voor het afhandelen van de gehele administratie.
Uitbreiding begraafplaats vraagt om digitalisering betalingen
Recentelijk is er een kleinschalige crematiefaciliteit gebouwd op de begraafplaats. “Met de uitbreiding van het crematorium en om facturen sneller betaald te krijgen, was ook digitalisering van betalingen wenselijk. Essentieel daarbij was dat de oplossing geïntegreerd moest worden met de Uitvaartsuite van TroBit, omdat wij met dit pakket onze gehele administratie doen” vertelt Colinda.
Dus werd er een nieuwe zoektocht opgestart en kwam St. Barbara, via hun huisbankier Rabobank, uit bij PayByLink. PayByLink wilde graag helpen en bood aan contact te zoeken met TroBit om integratiemogelijkheden te onderzoeken.
Integratie uiterst soepel verlopen
“PayByLink heeft ons benaderd voor een samenwerking op het gebied van online betalingen. We staan altijd open voor suggesties en zagen een integratie voor online betalingen als een toegevoegde waarde”, zegt Dennis Goudart, projectleider bij TroBit.
“Voor ons was het hierbij wel essentieel dat zo’n integratie geen grote impact zou hebben op ons administratiesysteem. Ook wilden wij voor onze klanten een eenvoudig online betaalproces, zodat ze niet veel stappen hoeven te doorlopen om de betaling af te ronden. Het moest een waardevolle toevoeging zijn en dat is PayByLink”, vervolgt Dennis.
Voor TroBit biedt de integratie met PayByLink daarnaast als voordeel dat via één integratie maar liefst 25 internetkassa’s gebruikt kunnen worden. Alle klanten van TroBit kunnen daardoor hun internetkassa kiezen. In het geval van St. Barbara is dit Rabo Smart Pay OnlineKassa.
“Dankzij korte communicatielijnen en snelle ontwikkelingen verliep de integratie uiterst soepel. Wij zijn nu aan het kijken hoe we PayByLink verder kunnen integreren in andere toepassingen.” sluit Dennis af.
Een toename in online betalingen
De integratie heeft ervoor gezorgd dat St. Barbara haar facturen nu via de Uitvaartsuite van TroBit per e-mail verstuurt met daarbij een betaallink van PayByLink zodat de betaling online afgerond kan worden.
“Tot op heden zien we dat facturen sneller betaald worden nu deze, voorzien van een betaallink van PayByLink, verstuurd worden”.
“Het zal voor velen nog wennen zijn, maar elke maand betalen meer mensen online. Bijkomend voordeel van PayByLink is dat de betaling direct wordt verwerkt in ons administratiesysteem, waardoor handmatige tussenkomst overbodig wordt”, legt Colinda uit.
“We zullen deze manier van betalen dan ook gaan inzetten voor de betaling van de nieuwe diensten die zijn voorgekomen uit het in bedrijf nemen van het crematorium.
Daarnaast willen we PayByLink nog een compliment geven, want we zijn zeer te spreken over de manier waarop PayByLink met haar klanten omgaat. De benadering en ondersteuning die we hebben gekregen is ronduit indrukwekkend”, vult Karen aan.
