ICT-specialist Actacom is al zo’n vijf jaar lang verantwoordelijk voor het functioneel beheer bij bibliotheken met name in Gelderland. Veel van deze bibliotheken zijn op zoek naar digitale varianten op acceptgiro’s, waaronder 18 vestigingen in de provincie Gelderland waar functioneel beheerder Wim Ongena nauw bij betrokken is. In zijn zoektocht naar een passende oplossing, kwam hij bij PayByLink terecht. “De leverancier Infor van het bibliotheekpakket V-smart zag direct heil in een koppeling met PayByLink, dus hebben we de partijen samengebracht”, vertelt Ongena. Resultaat is dat bibliotheekleden nu razendsnel betalen.
Betaalsnelheid omhoog
De Gelderse bibliotheken verstuurden eerst alle maandelijkse contributierekeningen via papieren facturen/acceptgiro’s, met uitzondering van automatische incasso’s. Daarvan wordt sinds de koppeling met PayByLink het overgrote deel nu via een geautomatiseerde mail verstuurd. Ongena: “We hebben al direct gemerkt dat mensen deze betalingen vele malen sneller verrichten dan wanneer ze een papieren rekening ontvangen. Een dag na het versturen van de mailing, is al 15 procent van de rekeningen betaald. Als het daaropvolgende weekend voorbij is, ligt dat percentage al tussen de 20 en 30 procent en dat loopt vervolgens op tot 50 procent. Een kwart wordt automatisch aangemaand en de overige 25 procent betaalt in de bieb of heeft het lidmaatschap opgezegd.”
Kostenreductie
“Bovendien is het betaalgemak voor onze klanten omhoog gegaan én leveren de PayByLink-mails een kostenreductie op: de bibliotheken hebben immers minder verwerkingskosten voor het versturen van deze mails, dan wanneer ze een acceptgiro plus een begeleidende brief moeten maken. Gebruiksvriendelijker én goedkoper dus.”
Herkenbaarheid voor leden
De mails die uitgaan naar de bibliotheekleden, tonen duidelijk herkenbaar het logo van de betreffende bieb. “Met de verdere personalisering van de opmaak zijn we nog druk bezig. Zo willen we in de toekomst wellicht aanvullende buttons en een nog meer herkenbare look and feel. Gelukkig is dat bij PayByLink allemaal mogelijk. Ook willen we in de toekomst bestuderen of we niet alleen contributies op deze manier kunnen innen, maar ook openstaande posten zoals telaatgelden, rekeningen van niet-teruggebrachte boeken en andere leengelden. Daarvoor versturen we nu nog aparte nota’s.”
Uitbreiding samenwerking
De samenwerking met PayByLink is Ongena uitstekend bevallen, besluit hij. “Wat mij betreft niets dan lof. We krijgen altijd razendsnel reactie, wanneer we ergens tegenaan lopen wordt dat direct opgelost en er is een continue ondersteuning en voldoende uitleg bij wat er gebeurt. Ook alle bibliotheken zijn enthousiast, ook niet geheel onbelangrijk! Behalve de uitrol van aanvullende functionaliteiten voor de Gelderse biebs, zijn we aan het kijken of we de samenwerking uit kunnen breiden en ook voor andere bibliotheken op deze manier kunnen gaan werken. Mogelijkheden genoeg, dus.”
